Настройка электронной транспортной накладной (ЭТрН)
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке груза по договору перевозки оформляется в электронной форме, кроме случаев, установленных Минтрансом. Подключаем работу с ЭТрН: проверяем схему перевозок, выбираем оператора ИС ЭПД, готовим электронные подписи и полномочия сотрудников, настраиваем обмен в 1С или сервисе оператора и проверяем полный цикл документа.
01.09.2026
действует обязательный электронный формат ЭТрН
01
ЭТрН и ГИС ЭПД
Как устроена работа с ЭТрН
01
ЭТрН оформляется в установленном электронном формате
Электронная транспортная накладная формируется как электронный перевозочный документ по утверждённому формату. Для обмена используются структурированные данные, которые проходят форматный контроль у оператора ИС ЭПД.
02
Основание — перевозка груза по договору перевозки
Транспортная накладная связана с договором перевозки груза. Поэтому перед подключением важно определить, в каких логистических сценариях компания выступает грузоотправителем, перевозчиком или грузополучателем и где возникает обязанность оформить ЭТрН.
03
Обмен проходит через оператора ИС ЭПД
Организации и ИП не подключаются к государственной системе напрямую. Передача электронных перевозочных документов выполняется через оператора информационной системы ЭПД, включённого в реестр Минтранса России.
04
Сведения передаются в ГИС ЭПД
Оператор ИС ЭПД принимает документы от участников перевозки, проверяет формат и передаёт необходимые сведения в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Оператором ГИС ЭПД является Минтранс России.
05
Участники заполняют документ последовательно
В процессе перевозки сведения добавляют разные участники: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Каждый выполняет действия в своей части процесса — от передачи груза перевозчику до его приёмки в пункте назначения.
06
Действия подтверждаются электронной подписью
Для юридически значимого электронного обмена используются электронные подписи. Если документ подписывает сотрудник от имени организации, заранее проверяются его полномочия и необходимость машиночитаемой доверенности.
07
Рабочим местом может быть 1С или сервис оператора
ЭТрН можно оформлять в поддерживающей электронные перевозочные документы учётной системе либо в интерфейсе оператора. Для 1С предварительно проверяются конфигурация, релиз и доступный вариант интеграции.
08
Контрагенты могут использовать разных операторов
Оператор ИС ЭПД организует обмен электронными перевозочными документами, в том числе взаимодействие с контрагентами. При разных сервисах у сторон заранее проверяется возможность обмена и используемая схема роуминга.
09
Бумажный формат сохраняется только для отдельных случаев
С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках по общему правилу оформляются электронно. Случаи, когда допускается бумажный носитель, определены отдельным приказом Минтранса.
10
Перевозки собственным транспортом требуют отдельной проверки
Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом и договор перевозки между разными лицами не заключается, транспортная накладная не требуется. При привлечении стороннего перевозчика порядок меняется и оценивается по конкретной схеме.
02
Участники перевозки
Кому нужно работать с ЭТрН
ЭТрН используется участниками автомобильной перевозки груза, когда оформляется транспортная накладная по договору перевозки. В электронном обмене могут участвовать грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель; в отдельных бизнес-процессах задействуется экспедитор. Для каждого участника заранее определяются роль, сотрудники, подписи и рабочая система.
01
Грузоотправители
Грузоотправитель формирует исходные сведения о перевозке и передаче груза. До запуска нужно определить ответственных сотрудников, порядок подписания и источник данных о грузе, адресах и участниках перевозки.
02
Перевозчики
Перевозчик участвует в электронном документе при приёме груза к перевозке и при выполнении дальнейших действий по доставке. В рабочий процесс включаются сотрудники, которым требуется доступ к ЭПД, и при необходимости водители.
03
Грузополучатели
Грузополучатель завершает свою часть документооборота при приёмке груза. Для стабильной работы важно заранее определить, кто будет принимать и подписывать электронные документы на складе, в магазине или другом месте выгрузки.
04
Компании, работающие через экспедитора
При транспортной экспедиции отдельно проверяются роли сторон и комплект документов. С 1 сентября 2026 года в электронный формат переведены также обязательные экспедиторские документы, поэтому процесс оценивается шире одной ЭТрН.
05
Организации, ведущие учёт в 1С
При использовании 1С проверяем, поддерживает ли установленная конфигурация электронные перевозочные документы, как подключается оператор ИС ЭПД и где сотрудники будут создавать, получать и подписывать ЭТрН.
06
Компании с большим числом контрагентов
Если компания регулярно работает с десятками поставщиков, перевозчиков и получателей, до запуска полезно составить матрицу контрагентов и операторов. Это помогает заранее проверить обмен, роли, доступы и сценарии роуминга.
Подключение ЭТрН начинается с анализа реальных перевозок компании. Определяем, где заключается договор перевозки, кто указан грузоотправителем и грузополучателем, какой перевозчик выполняет доставку и через какую систему сотрудники будут работать с документами. После этого проверяется оператор ИС ЭПД, готовятся электронные подписи и полномочия, настраивается 1С или веб-сервис, организуется обмен с контрагентами. Перед рабочим запуском проводится тестовая перевозка: электронная транспортная накладная должна пройти весь маршрут от создания до завершения приёмки.
03
Этапы внедрения
Как организуем подключение
01
Разбираем схему перевозок
Составляем перечень типовых сценариев: доставка покупателю, закупка с привлечённым перевозчиком, самовывоз, межскладские перемещения, работа через экспедитора. Для каждого сценария определяем участников и основание перевозки.
02
Определяем обязательные документы
Проверяем, где требуется транспортная накладная и какие дополнительные электронные перевозочные документы возникают в процессе. Это снижает риск настроить только ЭТрН и пропустить обязательный документ в смежном процессе.
03
Проверяем оператора ИС ЭПД
Убеждаемся, что выбранная компания включена в реестр операторов ИС ЭПД и фактически подходит для нужного способа работы. Дополнительно оцениваем интеграцию с учётной системой и обмен с операторами контрагентов.
04
Готовим электронные подписи и полномочия
Проверяем действующие сертификаты электронной подписи у руководителя и ответственных сотрудников. Для сотрудников, действующих от имени организации, заранее настраиваем полномочия и МЧД в тех случаях, где она требуется.
05
Настраиваем пользователей и роли
Разделяем права грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, логиста, кладовщика и других участников процесса. Пользователь должен видеть те документы и действия, которые относятся к его рабочей роли.
06
Подключаем 1С или рабочий сервис
Если компания ведёт перевозки в 1С, проверяем актуальность конфигурации и подключаем доступный механизм работы с ЭПД. При работе через веб-интерфейс оператора настраиваем организацию, сотрудников и необходимые параметры сервиса.
07
Проверяем обмен с контрагентами
Проверяем, через каких операторов работают основные партнёры, и отрабатываем обмен между сторонами. Для разных операторов заранее проверяется роуминг, чтобы документ не остановился после отправки первой стороне.
08
Настраиваем действия сотрудников в перевозке
Определяем, кто создаёт документ перед погрузкой, кто подтверждает передачу груза, кто работает с документом во время перевозки и кто завершает приёмку. Сотрудникам даём последовательный регламент действий.
09
Проводим тестовый цикл ЭТрН
Создаём тестовую ЭТрН и проходим основные этапы с участием сторон. Проверяем создание документа, подписание, передачу оператору, получение контрагентом и завершение документооборота после доставки.
10
Фиксируем рабочий порядок после запуска
После проверки закрепляем рабочую схему: кто отвечает за создание ЭТрН, кто контролирует неподписанные документы, как обрабатываются изменения и куда обращаться при ошибке обмена. Это упрощает повседневную работу после подключения.
ГИС ЭПД используется как государственная система для получения, обработки и хранения сведений из электронных перевозочных документов. Компания работает с ней через оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса. На практике внедрение затрагивает сразу несколько процессов: договор перевозки, учётную систему, электронные подписи, МЧД, доступы сотрудников и обмен с контрагентами. Поэтому настройку ЭТрН лучше строить вокруг конкретного маршрута документа и ролей участников, а затем проверять его на реальной или тестовой перевозке.
04
Практические вопросы
Вопросы и ответы
Собрали вопросы о применении ЭТрН, подключении к ГИС ЭПД, работе с 1С, электронных подписях и типовых схемах автомобильной перевозки.
С какой даты электронная транспортная накладная обязательна?
Обязательный электронный формат транспортной накладной действует с 1 сентября 2026 года. Бумажный документ допускается только в случаях, которые отдельно установлены Минтрансом.
Кого касается переход на ЭТрН?
Требование затрагивает участников автомобильной перевозки груза, при которой оформляется транспортная накладная: прежде всего грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. Конкретная роль организации определяется договором и фактической схемой доставки.
ЭТрН нужна при каждой перевозке товара?
Универсального требования оформлять ЭТрН при любом перемещении товара нет. Сначала определяется, заключается ли договор перевозки и требуется ли транспортная накладная по данной операции. Также учитываются специальные случаи, когда Минтранс допускает бумажный формат.
Нужна ли ЭТрН, если везём собственный груз своим автомобилем?
Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом и договор перевозки между разными лицами не заключается, транспортная накладная не оформляется. При привлечении стороннего перевозчика проверяется уже схема перевозки по договору.
Что делать при перевозке между филиалами одной организации?
При перемещении между филиалами собственным транспортом без договора перевозки транспортная накладная не требуется. Если компания привлекает стороннего перевозчика, возникает перевозка по договору; при совпадении грузоотправителя и грузополучателя также нужно учитывать предусмотренные Минтрансом исключения.
Можно ли после 1 сентября 2026 года оформить транспортную накладную на бумаге?
Да, но только для установленных случаев. Перечень оснований для бумажной транспортной накладной, заказа или заявки определён приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262.
Можно ли подключиться к ГИС ЭПД напрямую?
Прямое подключение организации или ИП к ГИС ЭПД не предусмотрено. Электронные перевозочные документы передаются в государственную систему через оператора ИС ЭПД.
Кто такой оператор ИС ЭПД?
Это организация, информационная система которой используется для создания, передачи и обработки электронных перевозочных документов. Оператор должен быть включён в реестр операторов ИС ЭПД, который ведёт Минтранс России.
Подойдёт ли оператор, через которого компания уже обменивается обычными документами?
Наличие обычного ЭДО само по себе не подтверждает возможность работы с ЭТрН. Нужно проверить, входит ли оператор в реестр ИС ЭПД, поддерживает ли электронные перевозочные документы и подходит ли его решение к вашей учётной системе.
Можно ли оформлять ЭТрН в 1С?
Да. В типовых решениях 1С реализована поддержка электронных перевозочных документов, но доступность функций зависит от конкретной конфигурации и её релиза. Перед настройкой проверяется установленная версия.
Какие электронные подписи нужны для работы с ЭТрН?
Для юридически значимых действий используются электронные подписи, предусмотренные правилами электронного обмена. До запуска проверяются сертификаты руководителя и сотрудников, которые будут подписывать документы.
Когда сотруднику нужна машиночитаемая доверенность?
МЧД используется для подтверждения полномочий сотрудника, который подписывает электронный документ от имени организации в случаях, где такая доверенность требуется. Её оформление лучше проверить до подключения сотрудников к ЭПД.
Нужно ли подключать к ЭТрН водителя?
Это зависит от выбранного процесса и сервиса. Если водитель выполняет действия в электронном документе, ему организуют доступ и предусмотренный способ подтверждения действий. Сценарий заранее согласуется с оператором и учётной системой.
Что должен делать грузополучатель?
Грузополучателю нужно получить электронный документ, выполнить действия, связанные с приёмкой груза, и завершить свою часть документооборота. Поэтому доступ и подпись ответственного сотрудника на месте выгрузки готовятся заранее.
Можно ли обмениваться ЭТрН, если у сторон разные операторы?
Да, такая схема возможна при поддерживаемом взаимодействии между операторами. До запуска проверяется роуминг и фактическая возможность передачи ЭТрН между сервисами всех ключевых контрагентов.
Обязательна ли ЭТрН для автомобиля массой до 3,5 тонны?
Масса автомобиля сама по себе не освобождает от оформления транспортной накладной. Если заключён договор перевозки груза и требуется транспортная накладная, электронный формат применяется и для автомобиля до 3,5 тонны.
Стал ли электронный путевой лист обязательным для всех с 1 сентября 2026 года?
Нет. Общего требования оформлять каждый путевой лист только электронно с 1 сентября 2026 года нет. Отдельные обязательные электронные сценарии установлены для перевозки определённой маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Что делать при техническом сбое или отсутствии доступа к системе?
Порядок зависит от характера сбоя и конкретного основания. Минтранс установил случаи, когда допускается бумажный документ, включая отдельные ситуации с отсутствием технической возможности. Перед переходом на бумагу нужно убедиться, что фактические обстоятельства соответствуют установленному исключению.
Как проверить настройку до рабочей перевозки?
Проводится тестовый цикл: создаётся ЭТрН, документ подписывается нужными участниками, передаётся через оператора, принимается контрагентом и доводится до завершения перевозки. Проверяется каждый рабочий этап, а не только факт создания документа.
Можно ли подключить несколько юридических лиц и филиалов?
Да. Для нескольких организаций и подразделений сначала разделяются юридические лица, роли, операторы, учётные базы и ответственные сотрудники. После этого настройки и права доступа создаются для каждого рабочего сценария.
Работаете с подключением ЭТрН по всей России?
Да, программную часть подключения и диагностики можно выполнять удалённо по России. Объём работ зависит от используемой 1С или другого сервиса, оператора ИС ЭПД, количества организаций и схем перевозок.
Нужно подключить ЭТрН?
Опишите, как организованы перевозки, какая учётная система используется и через какого оператора ЭДО работает компания. Проверим схему, определим роли участников и состав работ для подключения электронной транспортной накладной.
БесплатноПн–Вс 9:00–18:00Без обязательств
И
Иван, менеджер по заявкам
Уточню задачу и подскажу следующий шаг